1. Giới thiệu
Công tác quản lý, lưu trữ và hủy tài liệu, hồ sơ là một phần quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và tổ chức. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 27/11/2024 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, đã đưa ra những quy định mới, cụ thể và hiện đại hóa quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ.
Việc ban hành Luật Lưu trữ 2024 nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn trong bối cảnh chuyển đổi số, đồng thời đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và hiệu quả trong công tác quản lý tài liệu, hồ sơ của các cơ quan, tổ chức. Quy định về hủy tài liệu hết hạn lưu trữ không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn bảo vệ thông tin, tránh rò rỉ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
2. Căn cứ pháp lý
Các quy định về hủy tài liệu, hồ sơ hết hạn lưu trữ được quy định cụ thể tại:
-
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, đặc biệt tại Điều 15 (về hủy tài liệu lưu trữ) và Điều 16 (về thẩm quyền, trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ).
-
Thông tư 06/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ 2024, cung cấp các quy trình, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện cụ thể cho các cơ quan, tổ chức.
Hệ thống văn bản pháp lý này tạo nên khung pháp lý đầy đủ, đồng bộ để các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác hủy tài liệu một cách chặt chẽ, khoa học và đúng quy định.
3. Đối tượng và phạm vi áp dụng
Quy định về hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024 áp dụng đối với:
Về chủ thể:
- Các cơ quan nhà nước ở trung ương và địa phương
- Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
- Đơn vị sự nghiệp công lập
- Các tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng, quản lý hồ sơ, tài liệu
Về đối tượng tài liệu:
- Tài liệu, hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định
- Tài liệu lưu trữ trùng lặp không còn giá trị sử dụng
Phạm vi áp dụng rộng rãi này đảm bảo việc quản lý thống nhất, đồng bộ công tác lưu trữ và hủy tài liệu trong toàn hệ thống.
4. Các trường hợp được phép hủy tài liệu
Theo quy định tại Điều 15 Luật Lưu trữ 2024, tài liệu lưu trữ được phép hủy trong các trường hợp sau:
4.1. Tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Tài liệu được coi là hết thời hạn lưu trữ khi đã qua thời gian lưu giữ quy định theo Danh mục tài liệu và thời hạn bảo quản áp dụng tại cơ quan, tổ chức. Mỗi loại tài liệu có thời hạn lưu trữ khác nhau, từ 5 năm, 10 năm, 20 năm, 50 năm cho đến vĩnh viễn tùy theo giá trị và tầm quan trọng của tài liệu.
4.2. Tài liệu lưu trữ trùng lặp
Tài liệu trùng lặp là các bản sao, bản chính hoặc tài liệu có nội dung giống nhau được lưu trữ ở nhiều nơi hoặc nhiều lần. Khi tài liệu này không còn giá trị sử dụng và đã được lưu giữ đầy đủ ở nơi quy định, các bản trùng lặp có thể được hủy để tiết kiệm không gian lưu trữ.
Lưu ý quan trọng: Không được hủy tài liệu khi chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện và thủ tục theo quy định, đặc biệt là tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử nhà nước.
5. Nguyên tắc và điều kiện hủy tài liệu
Việc hủy tài liệu lưu trữ phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:
5.1. Nguyên tắc hủy hoàn toàn, không thể khôi phục
Tài liệu phải được hủy triệt để, đảm bảo không thể khôi phục lại dưới bất kỳ hình thức nào. Đối với tài liệu giấy, cần sử dụng máy hủy tài liệu hoặc các phương pháp hủy đảm bảo tài liệu bị phá hủy hoàn toàn. Đối với tài liệu điện tử, phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật xóa dữ liệu không thể phục hồi.
5.2. Nguyên tắc tuân thủ trình tự và thẩm quyền
Mọi hoạt động hủy tài liệu phải được thực hiện theo đúng quy trình, thủ tục và thẩm quyền được quy định tại Luật Lưu trữ 2024. Tuyệt đối không được tự ý hủy tài liệu khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.
5.3. Nguyên tắc nghiêm cấm hủy trái phép
Nghiêm cấm các hành vi: hủy tài liệu trái phép, làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ. Những hành vi này sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
5.4. Điều kiện thực hiện
- Phải có quyết định của người có thẩm quyền
- Đã hoàn thành đầy đủ hồ sơ, thủ tục theo quy định
- Có sự giám sát của Hội đồng xét hủy
- Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình hủy
6. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu được quy định rõ ràng tại Điều 16 Luật Lưu trữ 2024:
6.1. Đối với tài liệu không nộp về lưu trữ lịch sử
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Thủ trưởng cơ quan, Giám đốc, Tổng giám đốc...) có thẩm quyền ra quyết định hủy đối với các hồ sơ, tài liệu không thuộc danh mục nộp về lưu trữ lịch sử nhà nước.
6.2. Đối với tài liệu thuộc lưu trữ lịch sử nhà nước
Đối với tài liệu có giá trị lịch sử cần được bảo quản lâu dài, thẩm quyền quyết định hủy thuộc về:
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ: Đối với tài liệu lưu trữ thuộc cơ quan trung ương
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Đối với tài liệu lưu trữ thuộc địa phương
Việc quyết định hủy phải được thực hiện sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên. Điều này đảm bảo tính thận trọng, tránh hủy nhầm các tài liệu có giá trị lịch sử.
7. Trình tự, thủ tục và hồ sơ hủy tài liệu
Quy trình hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Lập danh mục và biên bản thuyết minh
Văn thư hoặc bộ phận lưu trữ tiến hành:
- Rà soát, lập danh mục chi tiết các tài liệu, hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ hoặc trùng lặp
- Lập biên bản thuyết minh về lý do, căn cứ để đề xuất hủy tài liệu
- Danh mục phải ghi đầy đủ: ký hiệu, tên hồ sơ, thời gian tạo lập, số lượng trang, thời hạn bảo quản và lý do hủy
Bước 2: Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ với:
- Ít nhất 5 thành viên
- Bao gồm: Chủ tịch Hội đồng, các thành viên là đại diện lãnh đạo, đại diện văn thư lưu trữ, đại diện các phòng ban có liên quan
- Hội đồng có trách nhiệm xem xét, thẩm định tính chính xác của danh mục tài liệu đề nghị hủy
Bước 3: Họp Hội đồng và lập biên bản
Hội đồng xét hủy tổ chức họp để:
- Xem xét từng hồ sơ, tài liệu trong danh mục đề nghị hủy
- Thống nhất danh mục tài liệu được phép hủy
- Lập biên bản họp Hội đồng, trong đó ghi rõ: thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết luận và ý kiến của Hội đồng
Bước 4: Xin ý kiến thẩm định (nếu cần thiết)
Đối với tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử, cơ quan phải gửi hồ sơ đề nghị hủy đến cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên để xin ý kiến thẩm định trước khi trình người có thẩm quyền quyết định.
Bước 5: Ra quyết định hủy tài liệu
Căn cứ vào biên bản họp Hội đồng và ý kiến thẩm định (nếu có), người có thẩm quyền ra quyết định hủy tài liệu, trong đó nêu rõ:
- Danh mục tài liệu được phép hủy
- Thời gian, địa điểm và phương thức hủy
- Thành phần tham gia giám sát việc hủy
Bước 6: Tổ chức thực hiện hủy tài liệu
- Tài liệu được hủy dưới sự giám sát chặt chẽ của Hội đồng xét hủy
- Lập biên bản hủy tài liệu, ghi rõ thời gian, địa điểm, phương thức hủy và chữ ký xác nhận của các thành viên Hội đồng
Bước 7: Bảo quản hồ sơ về việc hủy tài liệu
Toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc hủy tài liệu (bao gồm: danh mục tài liệu hủy, biên bản họp Hội đồng, quyết định hủy, biên bản hủy...) phải được lưu trữ và bảo quản tối thiểu 20 năm.
Việc lưu giữ hồ sơ này có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, tra cứu và xác minh khi cần thiết, đồng thời là bằng chứng pháp lý chứng minh việc hủy tài liệu được thực hiện đúng quy định.
8. Thời hạn tổ chức hủy tài liệu
Theo quy định tại Luật Lưu trữ 2024, việc hủy tài liệu phải được tổ chức thực hiện trong thời hạn chặt chẽ:
Thời hạn thực hiện hủy: Chậm nhất 15 ngày kể từ ngày có quyết định hủy tài liệu của người có thẩm quyền.
Quy định này nhằm:
- Đảm bảo tính nghiêm túc, kỷ luật trong công tác lưu trữ
- Tránh tình trạng tài liệu đã được phê duyệt hủy nhưng vẫn tồn tại và gây lãng phí không gian lưu trữ
- Giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin từ tài liệu đã hết hạn lưu trữ
Cơ quan, tổ chức cần lập kế hoạch cụ thể để đảm bảo việc hủy được thực hiện đúng thời hạn, bao gồm: chuẩn bị thiết bị, địa điểm, nhân sự và các điều kiện cần thiết khác.
9. Quy định về hủy tài liệu lưu trữ số
Trong bối cảnh chuyển đổi số, Luật Lưu trữ 2024 có những quy định cụ thể về hủy tài liệu lưu trữ dưới dạng điện tử:
9.1. Nguyên tắc hủy đồng bộ
Khi hủy tài liệu lưu trữ số, cơ quan, tổ chức phải đồng thời hủy:
- Tài liệu điện tử (file dữ liệu)
- Dữ liệu chủ (metadata - thông tin về tài liệu)
- Bản giấy đã được số hóa (nếu có)
Việc hủy đồng bộ này đảm bảo không còn bất kỳ dấu vết nào của tài liệu dưới mọi hình thức.
9.2. Áp dụng các nguyên tắc kỹ thuật
Việc hủy tài liệu điện tử phải áp dụng những biện pháp kỹ thuật bảo đảm:
- Xóa dữ liệu không thể khôi phục bằng bất kỳ công cụ, phần mềm nào
- Sử dụng phần mềm xóa dữ liệu chuyên dụng đạt tiêu chuẩn bảo mật
- Ghi đè dữ liệu nhiều lần (theo chuẩn quốc tế như DoD 5220.22-M hoặc tương đương)
- Đối với thiết bị lưu trữ vật lý, có thể áp dụng phương pháp hủy vật lý (phá hủy ổ cứng, thẻ nhớ...)
9.3. Lập biên bản hủy tài liệu số
Tương tự như hủy tài liệu giấy, việc hủy tài liệu số cũng phải:
- Được thực hiện dưới sự giám sát của Hội đồng xét hủy
- Lập biên bản ghi nhận đầy đủ thông tin: phương pháp hủy, thiết bị sử dụng, thời gian thực hiện
- Lưu trữ hồ sơ về việc hủy tài liệu số tối thiểu 20 năm
Quy định này đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trong thời đại số, ngăn ngừa nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhạy cảm từ các tài liệu đã hết hạn lưu trữ.
10. Chế tài khi vi phạm quy định về hủy tài liệu
Luật Lưu trữ 2024 quy định nghiêm cấm các hành vi sau:
10.1. Các hành vi bị nghiêm cấm
- Hủy tài liệu trái phép: Hủy tài liệu khi chưa đến hạn, chưa có quyết định của người có thẩm quyền, hoặc hủy tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử
- Làm hư hỏng tài liệu: Cố ý hoặc vô ý gây hư hỏng, làm giảm giá trị của tài liệu lưu trữ
- Mua bán tài liệu lưu trữ: Sử dụng tài liệu lưu trữ cho mục đích thương mại trái phép
- Chiếm đoạt tài liệu: Lấy tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan để sử dụng cho mục đích cá nhân
- Làm mất tài liệu: Do bảo quản không tốt hoặc cố ý làm mất tài liệu
10.2. Hình thức xử lý vi phạm
Tùy theo mức độ và tính chất vi phạm, cá nhân, tổ chức có thể bị xử lý theo các hình thức:
- Xử lý kỷ luật: Khiển trách, cảnh cáo, hạ bậc lương, buộc thôi việc (đối với cán bộ, công chức, viên chức)
- Xử phạt hành chính: Phạt tiền theo quy định tại Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ
- Truy cứu trách nhiệm hình sự: Đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng, gây hậu quả lớn, theo quy định tại Bộ luật hình sự
10.3. Trách nhiệm bồi thường
Cá nhân, tổ chức gây thiệt hại do vi phạm quy định về hủy tài liệu phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Các cơ quan, tổ chức cần tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục và giám sát để đảm bảo mọi cá nhân liên quan đều hiểu rõ và chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về hủy tài liệu lưu trữ.
11. Kết luận
Quy định về hủy tài liệu, hồ sơ hết hạn lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024 đánh dấu một bước tiến quan trọng trong công tác hiện đại hóa quản lý văn thư, lưu trữ tại Việt Nam. Với các quy định cụ thể, rõ ràng về thẩm quyền, trình tự, thủ tục và điều kiện hủy tài liệu, Luật đã tạo ra hành lang pháp lý vững chắc giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác này một cách khoa học, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
Đặc biệt, việc bổ sung các quy định về hủy tài liệu lưu trữ số thể hiện sự cập nhật, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay. Các nguyên tắc kỹ thuật đảm bảo xóa dữ liệu không thể khôi phục không chỉ bảo vệ thông tin mà còn tăng cường an ninh, an toàn dữ liệu cho các cơ quan, tổ chức.
Để thực hiện tốt các quy định mới, các cơ quan, tổ chức cần:
- Nghiên cứu, nắm vững các quy định của Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn
- Rà soát, cập nhật quy trình nội bộ về quản lý và hủy tài liệu cho phù hợp
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
- Đầu tư trang thiết bị, công nghệ phục vụ công tác hủy tài liệu, đặc biệt là tài liệu số
- Thực hiện nghiêm túc, đúng quy trình khi hủy tài liệu hết hạn lưu trữ
Việc tuân thủ đúng quy định về hủy tài liệu không chỉ đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm trong hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước, bảo vệ an ninh thông tin và phát triển bền vững công tác lưu trữ quốc gia.
Với hiệu lực từ 01/7/2025, Luật Lưu trữ 2024 đòi hỏi các cơ quan, tổ chức cần có sự chuẩn bị chu đáo để áp dụng kịp thời và hiệu quả các quy định mới, đặc biệt là quy định về hủy tài liệu, hồ sơ hết hạn lưu trữ, góp phần xây dựng nền hành chính công hiện đại, chuyên nghiệp.
Đọc thêm:
Nhận xét
Đăng nhận xét