BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

1. Khái niệm

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bản danh sách các loại tài liệu có ghi thời hạn bảo quản và được sắp xếp theo một thứ tự nhất định.

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là một trong những công cụ xác định giá trị tài liệu. Nó giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và thống nhất, tránh được việc loại hủy tài liệu một cách tùy tiện. Để đảm bảo tính khoa học, chính xác, thống nhất trong công tác xác định giá trị tài liệu cần xây dựng nhiều loại bảng thời hạn bảo quản như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu của các cơ quan nhà nước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành, liên ngành; Bảng thời hạn bảo quản của các cơ quan riêng biệt; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phim, ảnh, ghi âm…

2. Một số loại bảng thời hạn bảo quản tài liệu và cách sử dụng

Thông tư 09/2011/TT-BNV thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;

Quy định 163/QĐ-VTLTNN thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu;

Quyết định 888/QĐ-TCHQ năm 2014 thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu

……………….

2.1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu

Trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản tài liệu tiêu biểu, các lưu trữ cơ quan lấy đó làm căn cứ để lập bảng thời hạn bảo quản của ngành hay của cơ quan mình.

2.2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của các ngành và liên ngành

Bảng thời hạn này do các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ hoặc các ngành lập ra để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu ở ngành mình. Do vậy, trong bảng này tài liệu được xác định thời hạn bao gồm tài liệu của tất cả các vấn đề, các hoạt động của ngành đó. Các cơ quan trong ngành dùng bảng này để xác định giá trị tài liệu cho cơ quan mình hay căn cứ vào đó để lập bảng thời hạn bảo quản riêng cho cơ quan.

Ví dụ:

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam

I. Tài liệu pháp quy của Nhà nước, của ngành và ngoài ngành.

II. Tín dụng.

III. Phát hành - Kho quỹ.

IV. Kế toán - Tài vụ.

………………

Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản này các đơn vị thuộc ngành Ngân hàng đối chiếu với từng loại hồ sơ tài liệu để giữ lại theo thời hạn quy định.

Để xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của từng cơ quan, từng ngành một cách đầy đủ và chính xác cần có sự tham gia của các cán bộ chuyên môn ở các phòng, ban của cơ quan quản lý ngành và các cơ quan thuộc ngành.