Trong thực tiễn quản lý văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, tình trạng lưu giữ, chiếm giữ tài liệu, hồ sơ đã hết hạn lưu trữ mà không thực hiện hủy hoặc nộp về lưu trữ lịch sử theo đúng quy định vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Nhiều người cho rằng việc giữ lại tài liệu không gây hại gì, thậm chí còn "an toàn" hơn là hủy. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm và có thể dẫn đến vi phạm pháp luật.
Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đã quy định rõ ràng: việc lưu trữ, chiếm giữ tài liệu khi đã hết hạn lưu trữ mà không thực hiện hủy theo quy định, hoặc giữ lại trái phép tài liệu lẽ ra phải hủy, đều là hành vi vi phạm pháp luật lưu trữ. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định pháp luật về vấn đề này và chế tài xử lý đối với các hành vi vi phạm.
1. Quy định pháp luật về xử lý tài liệu hết hạn lưu trữ
1.1. Nghĩa vụ xử lý tài liệu hết hạn
Theo Luật Lưu trữ 2024, tài liệu, hồ sơ hết thời hạn lưu trữ bắt buộc phải được xử lý theo một trong hai hướng:
Hướng 1: Nộp về lưu trữ lịch sử
- Đối với tài liệu, hồ sơ thuộc danh mục lưu trữ lịch sử nhà nước
- Phải nộp về cơ quan lưu trữ lịch sử theo đúng quy định về thời gian và trình tự
- Cơ quan lưu trữ lịch sử sẽ tiếp nhận, bảo quản lâu dài để phục vụ nghiên cứu, tra cứu
Hướng 2: Tổ chức hủy theo quy trình
- Đối với tài liệu không thuộc danh mục lưu trữ lịch sử
- Phải lập danh mục chi tiết các tài liệu cần hủy
- Trình Hội đồng xét hủy xem xét, thẩm định
- Thực hiện hủy theo đúng quy trình pháp luật quy định
1.2. Quy trình bắt buộc phải tuân thủ
Việc xử lý tài liệu hết hạn không phải là tùy ý của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Quy trình được quy định chặt chẽ bao gồm:
- Rà soát và lập danh mục: Xác định chính xác tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ
- Phân loại tài liệu: Xác định tài liệu nào cần nộp về lưu trữ lịch sử, tài liệu nào được phép hủy
- Thành lập Hội đồng xét hủy: Đối với tài liệu cần hủy
- Xin ý kiến thẩm định: Đối với tài liệu có giá trị lịch sử
- Ra quyết định: Của người có thẩm quyền
- Tổ chức thực hiện: Nộp lưu trữ hoặc hủy theo đúng quy định
- Lưu hồ sơ: Bảo quản hồ sơ về việc xử lý tài liệu tối thiểu 20 năm
1.3. Hậu quả của việc không tuân thủ
Nếu cá nhân hoặc tổ chức vẫn tiếp tục tự lưu giữ, chiếm giữ tài liệu hết hạn mà:
- Không nộp về kho lưu trữ lịch sử (đối với tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử)
- Không hủy đúng quy trình (đối với tài liệu không thuộc danh mục lưu trữ lịch sử)
Thì hành vi đó được coi là vi phạm Luật Lưu trữ 2024 và sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Các hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Lưu trữ 2024
Luật Lưu trữ 2024 liệt kê cụ thể các hành vi bị nghiêm cấm trong công tác lưu trữ, bao gồm cả việc chiếm giữ tài liệu hết hạn lưu trữ:
2.1. Chiếm giữ, lưu giữ trái phép tài liệu hết hạn
Hành vi bị cấm:
- Tiếp tục lưu giữ tài liệu, hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ khi không có quyền hoặc không đúng quy định
- Không chuyển giao tài liệu về lưu trữ lịch sử khi đã đến hạn
- Không tổ chức hủy tài liệu theo đúng quy trình khi đã có quyết định
Lý do bị cấm:
- Gây lãng phí không gian lưu trữ
- Tăng nguy cơ thất thoát, rò rỉ thông tin
- Vi phạm quy định quản lý nhà nước về lưu trữ
- Cản trở việc khai thác, sử dụng tài liệu có giá trị lịch sử
2.2. Chuyển giao, cung cấp trái phép tài liệu lưu trữ
Hành vi bị cấm:
- Tự ý chuyển giao tài liệu lưu trữ cho cá nhân, tổ chức khác không có thẩm quyền
- Cung cấp, sao chép tài liệu lưu trữ cho người khác khi chưa được phép
- Mang tài liệu ra khỏi cơ quan trái phép
Đặc biệt nguy hiểm: Với tài liệu đã hết hạn lưu trữ, việc chuyển giao trái phép càng dễ xảy ra vì người giữ tài liệu có thể nghĩ rằng "tài liệu cũ không còn quan trọng". Tuy nhiên, pháp luật vẫn nghiêm cấm hành vi này.
2.3. Hủy trái phép tài liệu lưu trữ
Hành vi bị cấm:
- Tự ý hủy tài liệu khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền
- Hủy tài liệu không theo đúng quy trình (không qua Hội đồng xét hủy, không có biên bản...)
- Hủy tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử
- Hủy tài liệu chưa đến hạn lưu trữ
Lưu ý: Việc hủy tài liệu, dù là tài liệu đã hết hạn, cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình. Không thể tự ý hủy dù với mục đích "dọn dẹp" hay "tiết kiệm không gian".
2.4. Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để giữ lại tài liệu quá hạn
Hành vi đặc biệt nghiêm trọng:
- Cán bộ, công chức lợi dụng chức vụ để giữ lại hồ sơ, tài liệu đã hết hạn lưu trữ
- Sử dụng tài liệu này để trục lợi cá nhân (mua bán, tống tiền, gây khó khăn cho người dân...)
- Từ chối chuyển giao hoặc hủy tài liệu dù đã có quyết định của cấp trên
Tính chất vi phạm: Đây không chỉ là vi phạm Luật Lưu trữ mà còn có thể cấu thành tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn hoặc các tội danh khác theo Bộ luật Hình sự.
2.5. Làm mất, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ
Hành vi bị cấm:
- Cố ý hoặc vô ý làm mất tài liệu lưu trữ (kể cả tài liệu đã hết hạn)
- Chiếm đoạt tài liệu lưu trữ để sử dụng cho mục đích cá nhân
- Không thể giải trình được về việc tài liệu bị mất
Trách nhiệm: Người được giao quản lý tài liệu có trách nhiệm bảo quản an toàn cho đến khi tài liệu được xử lý đúng quy trình (nộp về lưu trữ lịch sử hoặc hủy theo quyết định).
3. Chế tài xử lý vi phạm
Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn quy định rõ ràng các hình thức xử lý đối với tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về xử lý tài liệu hết hạn lưu trữ:
3.1. Xử phạt hành chính
Hình thức phạt chính:
- Phạt cảnh cáo: Đối với vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ
- Phạt tiền: Mức phạt từ 5 triệu đến 20 triệu đồng tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả gây ra
Các yếu tố quyết định mức phạt:
- Tính chất của tài liệu bị chiếm giữ (mật, tối mật, thông thường...)
- Thời gian chiếm giữ trái phép
- Số lượng tài liệu vi phạm
- Hậu quả của vi phạm (có gây thất thoát, rò rỉ thông tin không)
- Vi phạm lần đầu hay tái phạm
Thẩm quyền xử phạt:
- Thanh tra chuyên ngành lưu trữ
- Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương và địa phương
- Cơ quan có thẩm quyền khác theo quy định
3.2. Xử lý kỷ luật
Đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm, ngoài xử phạt hành chính, còn có thể bị xử lý kỷ luật:
Các hình thức kỷ luật:
- Khiển trách: Vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ
- Cảnh cáo: Vi phạm có tính chất nghiêm trọng hơn hoặc tái phạm
- Hạ bậc lương, chức vụ: Vi phạm nghiêm trọng, gây hậu quả
- Buộc thôi việc: Vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, cố ý, gây thiệt hại lớn
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật:
- Người đứng đầu cơ quan, đơn vị (đối với khiển trách, cảnh cáo)
- Cấp có thẩm quyền quản lý cán bộ (đối với các hình thức nặng hơn)
3.3. Truy cứu trách nhiệm hình sự
Trong trường hợp vi phạm đặc biệt nghiêm trọng, gây hậu quả lớn, có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo các tội danh:
Các tội danh có thể áp dụng:
- Tội làm lộ bí mật nhà nước (Điều 337 Bộ luật Hình sự): Nếu chiếm giữ tài liệu mật dẫn đến lộ bí mật
- Tội lợi dụng chức vụ, quyền hạn trong khi thi hành công vụ (Điều 356 Bộ luật Hình sự): Nếu cố ý giữ lại tài liệu để trục lợi
- Tội chiếm đoạt tài liệu, vật mang bí mật nhà nước (Điều 338 Bộ luật Hình sự): Nếu chiếm đoạt tài liệu mật
- Các tội danh khác tùy theo hành vi và hậu quả cụ thể
Mức hình phạt:
- Phạt tiền, cải tạo không giam giữ, hoặc phạt tù từ 01 năm đến 20 năm tùy theo tội danh và mức độ nghiêm trọng
- Có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề trong thời gian nhất định
3.4. Các biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài các hình thức xử lý trên, tổ chức, cá nhân vi phạm còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục:
Buộc giao nộp tài liệu:
- Phải giao nộp toàn bộ tài liệu đang chiếm giữ trái phép cho cơ quan có thẩm quyền
- Phải chịu mọi chi phí liên quan đến việc thu hồi, vận chuyển, kiểm đếm tài liệu
Buộc chuyển giao về lưu trữ lịch sử:
- Nếu tài liệu thuộc danh mục lưu trữ lịch sử, phải chuyển giao ngay cho cơ quan lưu trữ lịch sử
- Đảm bảo tài liệu trong tình trạng nguyên vẹn, đầy đủ
Buộc tổ chức tiêu hủy theo quy định:
- Nếu tài liệu không thuộc danh mục lưu trữ lịch sử, phải tổ chức hủy theo đúng quy trình
- Chịu toàn bộ chi phí cho việc thành lập Hội đồng xét hủy và tổ chức hủy
Bồi thường thiệt hại:
- Nếu việc chiếm giữ trái phép gây thiệt hại cho nhà nước hoặc người khác, phải bồi thường theo quy định
- Mức bồi thường được xác định dựa trên thiệt hại thực tế và giá trị tài liệu
3.5. Công khai vi phạm
Trong một số trường hợp, cơ quan có thẩm quyền có thể công khai thông tin về vi phạm:
- Công khai tên tổ chức, cá nhân vi phạm
- Công khai hình thức xử lý
- Nhằm mục đích răn đe, giáo dục, nâng cao ý thức chấp hành pháp luật
4. Những lưu ý quan trọng trong thực tiễn
4.1. Phân biệt giữa lưu giữ hợp pháp và chiếm giữ trái phép
Lưu giữ hợp pháp:
- Tài liệu chưa hết hạn lưu trữ
- Tài liệu đã hết hạn nhưng đang trong quá trình xử lý (đã lập danh mục, đang chờ họp Hội đồng xét hủy...)
- Tài liệu được giao nhiệm vụ lưu giữ theo quyết định của cấp có thẩm quyền
Chiếm giữ trái phép:
- Tài liệu đã hết hạn lưu trữ nhưng không thực hiện bất kỳ thủ tục xử lý nào
- Tài liệu đã có quyết định nộp về lưu trữ lịch sử hoặc hủy nhưng vẫn giữ lại
- Tài liệu được mang về nhà riêng hoặc lưu giữ ngoài kho lưu trữ quy định
4.2. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
- Chỉ đạo rà soát, kiểm kê định kỳ tài liệu, hồ sơ
- Xác định tài liệu đã hết hạn lưu trữ và tổ chức xử lý kịp thời
- Giám sát, kiểm tra việc thực hiện quy định về xử lý tài liệu hết hạn
- Xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm trong đơn vị
Nếu để xảy ra tình trạng chiếm giữ tài liệu trái phép kéo dài, người đứng đầu cũng có thể bị xem xét trách nhiệm.
4.3. Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ
Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm:
- Theo dõi, quản lý chặt chẽ thời hạn lưu trữ của từng hồ sơ, tài liệu
- Đề xuất kịp thời với lãnh đạo về các tài liệu đã hết hạn cần xử lý
- Tham mưu lập kế hoạch xử lý tài liệu hết hạn hàng năm
- Tổ chức thực hiện các thủ tục theo quy định
Cán bộ văn thư, lưu trữ là người trực tiếp chịu trách nhiệm về việc quản lý tài liệu, do đó cần đặc biệt cẩn trọng và tuân thủ đúng quy định.
4.4. Quyền lợi của công dân khi phát hiện vi phạm
Mọi công dân có quyền:
- Phản ánh, tố cáo hành vi chiếm giữ, lưu giữ trái phép tài liệu hết hạn lưu trữ
- Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm
- Được bảo vệ khi thực hiện tố cáo theo đúng quy định
Cơ quan tiếp nhận phản ánh, tố cáo có trách nhiệm xác minh và xử lý theo thẩm quyền.
5. Hướng dẫn thực hiện đúng quy định
Để tránh vi phạm pháp luật về chiếm giữ tài liệu hết hạn lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần:
5.1. Xây dựng kế hoạch xử lý tài liệu hàng năm
- Lập kế hoạch rà soát, kiểm kê tài liệu định kỳ (ít nhất 1 năm/lần)
- Xác định danh mục tài liệu đã hết hạn hoặc sắp hết hạn lưu trữ
- Phân loại: tài liệu nào cần nộp về lưu trữ lịch sử, tài liệu nào cần hủy
- Lập kế hoạch thời gian, nguồn lực để thực hiện
5.2. Thành lập Hội đồng xét hủy thường trực
- Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu theo quy định (ít nhất 5 thành viên)
- Tổ chức họp định kỳ để xem xét, thẩm định tài liệu đề nghị hủy
- Đảm bảo Hội đồng hoạt động thường xuyên, hiệu quả
5.3. Thực hiện đúng quy trình xử lý
- Lập đầy đủ hồ sơ, biên bản theo quy định
- Xin ý kiến thẩm định khi cần thiết
- Trình người có thẩm quyền ra quyết định
- Tổ chức thực hiện đúng thời hạn (chậm nhất 15 ngày kể từ ngày có quyết định)
- Lưu trữ hồ sơ về việc xử lý tài liệu tối thiểu 20 năm
5.4. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
- Kiểm tra định kỳ việc quản lý, lưu trữ tài liệu
- Phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm
- Rút kinh nghiệm, khắc phục những tồn tại, hạn chế
5.5. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm
- Tuyên truyền, phổ biến quy định của Luật Lưu trữ 2024
- Tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ
- Nâng cao ý thức trách nhiệm của mọi cá nhân trong cơ quan, tổ chức
Kết luận
Việc chiếm giữ, lưu trữ tài liệu, hồ sơ đã hết hạn lưu trữ mà không thực hiện đúng quy trình hủy hoặc không chuyển giao về lưu trữ lịch sử là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng theo Luật Lưu trữ 2024. Hành vi này không chỉ gây lãng phí nguồn lực, không gian lưu trữ mà còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ về an ninh, an toàn thông tin.
Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn đã quy định rõ ràng, cụ thể về các hành vi bị nghiêm cấm và chế tài xử lý vi phạm. Tùy theo mức độ và tính chất vi phạm, tổ chức, cá nhân có thể bị xử phạt hành chính (từ cảnh cáo đến phạt tiền 5-20 triệu đồng), xử lý kỷ luật (từ khiển trách đến buộc thôi việc), thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
Để tuân thủ đúng quy định pháp luật, các cơ quan, tổ chức cần:
- Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và xử lý tài liệu hết hạn
- Xây dựng kế hoạch rà soát, xử lý tài liệu định kỳ hàng năm
- Thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định
- Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm kịp thời
Với hiệu lực từ 01/7/2025, Luật Lưu trữ 2024 đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải có sự chuẩn bị chu đáo, rà soát lại toàn bộ tài liệu đang lưu giữ, xác định và xử lý kịp thời những tài liệu đã hết hạn lưu trữ theo đúng quy định. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm của mỗi cơ quan, tổ chức trong công tác quản lý nhà nước và bảo vệ di sản tài liệu quốc gia.
Thông điệp cuối cùng: Đừng chủ quan với tài liệu "cũ" - hãy xử lý đúng quy định để tránh vi phạm pháp luật!
Đọc thêm:
Nhận xét
Đăng nhận xét