1. Yêu cầu về kho lưu trữ
Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật
cần phải xây dựng những kho lưu trữ chuyên dụng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách
kho lưu trữ chuyên dụng được quy định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày
26/11/2007 của Bộ Nội vụ.
a. Yêu cầu chung
Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa
điểm xây kho thuận tiện giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát
nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở
rộng khi cần thiết. Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền vững, bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp với các
loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về
mỹ quan của công trình văn hóa.
b. Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn
chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản
tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện tích các giá để tài liệu, diện tích
lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho. Cửa kho bảo
quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải
bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải
trọng sàn kho tối thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu
dùng giá di động.
Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho
được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng
cho mỗi tầng kho.
Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải
tuyệt đối an toàn.
Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ.
2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện
để bảo quản, vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết
bị trong kho bảo quản tài liệu bao gồm:
a. Giá
Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm
diện tích bảo quản và vật liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động
của côn trùng, ẩm mốc. Tùy theo điều kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá
cố định hoặc giá di động. Giá thiết kế hai mặt (giá đôi), tháo lắp được để tùy
theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung. Khi thiết kế nên thiết kế chân
giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
b. Tủ
Ở các phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng
bản can; tủ đựng ảnh; tủ đựng tài liệu theo khổ.
c. Hòm đựng tài liệu
Đối với nước ta thiên tai địch họa thường xuyên xảy ra, hòm
đựng tài liệu cũng là phương tiện cần thiết. Vật liệu của hòm cũng có thể bằng
gỗ hay bằng kim loại; khi thiết kế chú ý đến các yếu tố chống ẩm, chống mối,
chống sự xâm nhập của chuột...; khi bảo quản tài liệu trong kho mặc dù hòm xếp
nhiều tầng nhưng lấy tài liệu không phải di chuyển; khi cần vận chuyển tài liệu
đi nơi khác phải chịu được lực.
d. Các trang thiết bị khác
Để bảo quản tốt và thuận lợi cho việc thống kê, quản lý và
tra tìm, các hồ sơ được xếp vào cặp. Căp đựng tài liệu đã được tiêu chuẩn
hóa theo quy định tại Tiêu chuẩn ngành TCN-03-1997, ban hành kèm theo quyết
định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Ngoài ra tùy điều kiện kho tàng và khả năng kinh
phí người ta còn trang bị một số thiết bị
thích hợp,