I. KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ
1. Khái niệm
Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ,
các biểu mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng,
thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong
các kho lưu trữ.
Thông qua số
liệu thống kê, các phòng, kho lưu trữ nắm được số lượng, tình hình tài liệu để
tổ chức, quản lý chặt chẽ; đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp
với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ.
Trên cơ sở
số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp
có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm
vi từng địa phương, từng ngành và phạm vi cả nước.
2. Nguyên tắc.
- Công tác
thống kê phải bảo đảm nguyên tắc thống nhất trong Phông Lưu trữ Quốc gia.
- Công tác thống kê phải bảo đảm nguyên tắc thống nhất giữa
thống kê và bảo quản.
- Công tác thống kê phải được thực hiện toàn diện, triệt để.
II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ
1. Đối tượng và nội dung thống kê
Trong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là
tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, các kho lưu trữ còn thống kê phương tiện bảo quản
tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu
và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ.
Mỗi đối tượng
thống kê yêu cầu những nội dung thống kê khác nhau. Cụ thể:
- Đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ.
Nội dung thống kê gồm:
+ Số lượng tài liệu của từng phông, của kho;
+ Thành phần tài liệu;
+ Nội dung tài liệu;
+ Tình hình tài liệu.
- Đối tượng thống kê là phương tiện bảo quản trong kho lưu
trữ.
Nội dung thống kê gồm:
+ Các loại phương tiện;
+ Số lượng;
+ Chất lượng.
- Đối tượng thống kê là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Nội dung thống kê gồm:
+ Các loại công cụ tra cứu;
+ Số lượng.
- Đối tượng thống kê là tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nội dung thống kê gồm:
+ Số lượng người đến nghiên cứu tài liệu;
+ Số lượng hồ sơ đã cung cấp phục vụ nghiên cứu sử dụng;
+ Mục đích nghiên cứu sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ;
+ Các nhóm tài liệu
thường được nghiên cứu sử dụng.
- Đối tượng thống kê là cán bộ lưu trữ.
Nội dung thống kê gồm:
+ Số lượng cán bộ;
+ Trình độ;
+ Độ tuổi;
+ Giới tính.
2. Phạm vi và phương pháp thống kê
Thống kê
trong lưu trữ được thực hiện ở các phạm vi khác nhau: thống kê trong phạm vi một
kho lưu trữ; thống kê trong phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước
về lưu trữ.
Thống kê
trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung, thành phần, số lượng,
chất lượng, tình hình tài liệu … trong từng phòng, kho lưu trữ.
Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng,
thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ … trong phạm vi cả nước.
Các phòng, kho lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thống
kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ; đồng thời thực hiện cả nhiệm vụ thống kê
nhà nước.
Thống kê
trong lưu trữ chủ yếu được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện các nội
dung nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống
kê còn được thực hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước.