NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CƠ BẢN

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CƠ BẢN

TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1. Khái niệm

Taøi lieäu löu tröõ laø baûn goác, baûn chính cuûa nhöõng taøi lieäu coù giaù trò ñöôïc löïa choïn töø trong toaøn boä khoái taøi lieäu ñöôïc hình thaønh trong quaù trình hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan, toå chöùc vaø caù nhaân ñöôïc ñöa vaøo baûo quaûn trong caùc phoøng kho löu tröõ ñeå khai thaùc phuïc vuï cho caùc muïc ñích chính trò, kinh teá, vaên hoùa, khoa hoïc… cuûa toaøn xaõ hoäi.

2. Đặc điểm của tài liệu

Taøi lieäu löu tröõ chöùa ñöïng thoâng tin quaù khöù phaûn aùnh caùc söï kieän, caùc hieän töôïng töï nhieân, xaõ hoäi, phaûn aùnh quaù trình lao ñoäng saùng taïo cuûa nhaân daân qua caùc thôøi kyø. Taøi lieäu ñöôïc hình thaønh do nhu caàu giaûi quyeát coâng vieäc cuûa caùc cô quan, toå chöùc, khi giaûi quyeát xong coâng vieäc môùi löïa choïn ñeå löu tröõ, nhö vaäy thoâng tin trong taøi lieäu löu tröõ laø thoâng tin veà nhöõng vieäc ñaõ giaûi quyeát xong.

Taøi lieäu löu tröõ coù tính chính xaùc cao. Taøi lieäu löu tröõ laø baûn chính, baûn goác. Trong tröôøng hôïp khoâng coù baûn chính môùi thay theá baèng baûn sao coù giaù trò nhö baûn chính; Taøi lieäu hình thaønh do nhu caàu laõnh ñaïo, quaûn lyù, toå chöùc ñieàu haønh thöïc hieän chöùc naêng nhieäm vuï ñöôc giao cuûa töøng cô quan, laø baèng chöùng xaùc thöïc phaûn aùnh tröïc tieáp hoaït ñoäng cuûa töøng cô quan, toå chöùc, do vaäy thoâng tin trong taøi lieäu löu tröõ ñaûm baûo tính chính xaùc. Taøi lieäu löu tröõ coù ñaày ñuû caùc thaønh phaàn theå thöùc vaên baûn nhö teân cô quan ban haønh, ngaøy thaùng ban haønh, chöõ kyù cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn, con daáu cuûa cô quan laø caên cöù ñeå khaúng ñònh söï tin caäy chính xaùc cuûa taøi lieäu. Tuy nhieân ñoái vôùi nhöõng taøi lieäu ñöôïc hình thaønh trong nhöõng ñieàu kieän ñaëc bieät (trong chieán tranh, trong vuøng taïm chieám, trong thôøi kyø caùc cô quan toå chöùc cuûa Ñaûng hoaït ñoäng bí maät) taøi lieäu khoâng coù ñaày ñuû caùc thaønh phaàn theå thöùc vaên baûn, caàn phaûi xem xeùt moät caùch linh hoaït.

Tài liệu khi đưa vào bảo quản trong phòng kho lưu trữ đã được lựa chọn, chỉ  lưu trữ những tài liệu phản ánh chính xác các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên, hoạt động xã hội, hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Taøi lieäu löu tröõ do nhaø nöôùc thoáng nhaát quaûn lyù. Taøi lieäu löu tröõ phaûn aùnh lòch söû phaùt trieån cuûa daân toäc, cuûa ñaát nöôùc, chöùa ñöïng nhieàu thoâng tin coù giaù trò phuïc vuï cho lôïi ích quoác gia, laø taøi saûn quyù baùu cuûa daân toäc, cuûa ñaát nöôùc. Nhaø nöôùc ban haønh caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät ñeå quaûn lyù thoáng nhaát taøi lieäu löu tröõ. Nhaø nöôùc ñaàu tö kinh phí, xaây döïng kho taøng, mua saém trang thieát bò ñeå taäp trung quaûn lyù, baûo quaûn toát vaø baûo veä an toaøn taøi lieäu löu tröõ.

3. Caùc loaïi taøi lieäu löu tröõ

a.      Taøi lieäu haønh chính

b.      Taøi lieäu khoa hoïc coâng ngheä

c.       Taøi lieäu nghe nhìn

d.      Taøi lieäu vaên hoïc ngheä thuaät

e.       Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ

Toùm laïi, taøi lieäu löu tröõ vöøa ñaùp öùng caùc yeâu caàu phuïc vuï thöïc tieãn hoaït ñoäng cuûa caùc cô quan, ñôn vò, caù nhaân trong caùc lónh vöïc chính trò, kinh teá, vaên hoùa, khoa hoïc, vöøa coù yù nghóa lòch söû, phaûn aùnh lòch söû phaùt trieån cuûa ñaát nöôùc, cuûa daân toäc, cuûa caùc ngaønh, caùc ñòa phöông, phaûn aùnh quaù trình xaây döïng vaø phaùt trieån cuûa caùc cô quan ñôn vò.