1. Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học,
kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các
yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài.
2. Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu
lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường,
hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu
nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ được thông tin tài liệu phục
vụ nghiên cứu sử dụng.
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng,
ẩm, nhiều mưa, các loại vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường
phát triển tác động, gây hư hại tài liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu
lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
3. Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây
dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ;
xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân
gây hại cho tài liệu, mức độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề
ra và thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các
biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn sự tác động của các nhân tố
gây hại đối với tài liệu.
Kết hợp áp dụng các
biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh nghiệm cổ truyền để
hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản
tài liệu hợp lý, sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế
các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu trữ.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần
phải áp dụng các biện pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu
sử dụng.